Efficiënter vergaderen

Vergaderen is essentieel, zeker als het gaat om het komen tot beslissingen. Maar vergaderen kan vaak veel efficiënter en effectiever. En daar help ik bij, want ik geef een-op-een advies door middel van een persoonlijke gespreksanalyse. 
Het grote voordeel van gespreksanalyse is dat ik echte gesprekken gebruik waar ik vervolgens echte transcripten van maak. En het transcript liegt nooit. Denk je als voorzitter of als deelnemer van een overleg dat je genoeg ruimte geeft aan je collega's, of dat je op de juiste momenten weet in te springen in een discussie? Het transcript laat zien of het echt zo is.

Gespreksanalyse is niet bij iedereen even bekend, daarom licht ik graag toe welke stappen ik neem in een analyse-traject:

1. Data verzamelen. Ik neem een of meerdere gesprekken op. Dit kunnen teamvergaderingen zijn, bilaterale overleggen of andere gesprekken.

2. Ik transcribeer het gesprek. Dit gebeurt op een manier waardoor alle technische aspecten van het gesprek (zoals nadruk, pauzes, etc.) zichtbaar worden.

3. Ik selecteer interessante episodes. Deze selectie is afhankelijk van de wens van de klant. Moet er bijvoorbeeld meer ruimte geboden worden aan gesprekspartners of moeten vergaderingen efficiënter worden gevoerd? 

4. Analyseren van de episodes. Dit gebeurt aan de hand van wetenschappelijk onderzoek.

5. Rapporteren van de bevindingen. De klant ontvangt een rapport in heldere taal. 

6. Terugkoppeling. Het advies wordt altijd een op een besproken, inclusief fragmenten die we terugluisteren. Hierdoor word je bewust van je eigen gespreksgedrag. 

Een persoonlijke gespreksanalyse kan confronterend zijn. Weinig mensen vinden het leuk om naar zichzelf te luisteren, zeker als het gaat om fragmenten waar het gesprek niet lekker loopt. Daarom geef ik altijd een-op-een advies. Mijn adviezen zijn altijd van praktische aard. Je communicatiestijl helemaal omgooien en je houden aan bepaalde 'scripts'? Ik geloof er niet in. Bewustwording van je eigen gesprekstechnieken en die nog effectiever inzetten? Daar geloof ik wel in.