Document Management - Schriftelijk

Wist je dat 80%, zo niet meer, van de kennis in organisaties in de vorm van documenten (zowel digitaal als analoog) is opgeslagen? Het verwerken van al deze documenten slorpt een substantieel deel van jouw totale bedrijfskosten op. Belangrijker nog is dat een niet efficiënt en effectief documenten- c.q. informatiebeheer in hoge mate jouw in- en externe communicatie ondermijnt waardoor jouw productiviteit in negatieve zin wordt beïnvloed.
Een optimale beheersing van jouw documenten(stroom) betekent daarentegen een verlaging van de distributie- en opslagkosten met 90%, een snelle(re) toegankelijkheid tot alle bedrijfsdocumentatie en een productiviteitsverhoging op de werkplek van 25% tot 50%.
Geen wonder dat in veel organisaties Document Management topprioriteit heeft gekregen. In de praktijk blijkt evenwel dat vrijwel elke organisatie grote moeite heeft haar documenten en de activiteiten en technieken eromheen efficiënt te managen. In slechts een handjevol organisaties is inmiddels sprake van een professioneel documentenbeleid.

Doel van de training:

Deze training geeft je een samenhangend inzicht in de organisatie, de werkwijze(n) en de techniek(en) rond Document Management. De training verrijkt jouw kennis met de nieuwste ontwikkelingen omtrent het beheren en beheersen van al jouw informatie, inhoud en overige procesgerelateerde documenten binnen een organisatie.

Doelgroep:

Deze training is een absolute must voor iedereen die volledig op de hoogte wil zijn van de laatste ontwikkelingen omtrent Document Management en actief betrokken is bij de (succesvolle) invoering van Document Management.

Vorm van de training:

Schriftelijk

Inhoud van de training:

LES I Document Management in de praktijk

• Integraal Document Management
• Begrippen en begrippenkaders
• Praktijkcases

LES II
Organiseren van documenten

• Verschijningsvormen
• Archiveringsprincipes en -methoden
• Registreren van documenten
• Wettelijke aspecten

LES III Elektronisch documentenbeheer

• Wat is een document?
• Documenten in perspectief
• Kennismanagement
• Elektronisch documentenbeheer: classificeren en indexeren
• Electronic Document Management Systemen (EDMS) en technologie

LES IV Elektronisch dossierbeheer

• Wat zijn elektronische dossiers en wanneer zijn zij nodig?
• Functies van elektronische dossiers
• Implementatie van elektronische dossiers
• Elektronische dossiers en Worklow Management
• Case study

LES V Retrieval, publishing en dissemination

• Randvoorwaarden t.b.v. een goede retrieval
• Wijze van zoeken en ontsluiting
• Gestandaardiseerd en ad hoc samenstellen en generatie van output t.b.v. diverse media (papier, elektronisch, cd-rom)
• Adresseren en produceren van output t.b.v. postverspreiding: administratie en initiatie van activiteiten t.b.v. verspreiding

LES VI Het management van werk aan documenten

• Onderscheid tussen documentbenadering en procesbenadering
• Invoermanagement
• Het document-captureproces
• Document scanning
• Formulierverwerking
• Workflow management en de relatie met Document Management

LES VII IT-architectuur en het beheer van een Document Management Systeem

• Onderdelen en architectuur van een DMS
• Technische en organisatorische maatregelen voor de verbetering van de beschikbaarheid
• Preventieve en correctieve maatregelen voor het beheer

LES VIII Implementatie van een Document Management Systeem

• Geïntegreerde informatievoorziening
• Basiscomponent van het DMS: gestructureerde versus dynamische documenten
• Aanvullende componenten voor het DMS

LES IX Beveiliging en beschikbaarstelling

• Juridisch kader
• Beveiliging en veiligheid; de Code voor Informatiebeveiliging en ITIL
• Maatregelen: C2 beveiligingssysteem, Internet, Intranet, Firewalls
• Fysieke beveiliging met SSL, IPSec en SET
• Public Key Infrastructure (PKI) en de digitale handtekening
• Documenttechnieken voor beveiliging
• Bewaren en bewijzen: records management

LES X Marktontwikkelingen en trends

• Historie
• Marktontwikkelingen
• Trends
• Trends op de langere termijn