MHBO Archiveren en documentbeheer in de overheid (Online Zelfstudie)

Met een MHBO praktijkstudie kiest je voor een tussenstap van MBO naar HBO en leg je een stevige basis voor verdere studie op HBO-niveau. Het programma vertoont grotendeels gelijkenissen met het MBO-programma, maar omvat extra opdrachten ter voorbereiding op het HBO-niveau.

Met de MHBO-opleiding Archiveren en documentbeheer in de overheid leer je hoe je zorgvuldig en efficiënt omgaat met de enorme hoeveelheid informatie die binnen overheidsorganisaties dagelijks wordt verwerkt. Je start met de basisprincipes van archiveren in de overheid, waarbij je inzicht krijgt in de rol van documentbeheer voor transparantie, rechtmatigheid en verantwoording. Je verdiept je in wettelijke kaders en richtlijnen die bepalen hoe documenten moeten worden bewaard en beheerd. Ook leer je de verschillende soorten documenten binnen de overheid herkennen en correct ordenen. Digitale archivering speelt een belangrijke rol, waarbij je leert hoe je informatie digitaal veilig opslaat, toegankelijk maakt en duurzaam behoudt. Daarnaast krijg je kennis van fysieke archiefbeheerprocessen die nodig blijven voor papieren dossiers. Toegankelijkheid en vindbaarheid staan centraal, zodat je documenten snel en efficiënt kunt terughalen. Beveiliging en vertrouwelijkheid zijn essentieel binnen de overheid, daarom leer je hoe je gevoelige informatie beschermt. Samenwerking tussen afdelingen zorgt dat documentbeheer soepel verloopt en iedereen op dezelfde manier werkt. Met archiefcontrole en kwaliteitsbeheer leer je de betrouwbaarheid en actualiteit waarborgen. Tot slot ontwikkel je vaardigheden in duurzaam archiveren en toekomstbestendigheid, zodat informatie altijd beschikbaar blijft voor burgers, bestuur en maatschappij. Zo word jij onmisbaar in professioneel en verantwoord documentbeheer binnen de overheid.

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Voor wie?

Iedere MHBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden.

Leerdoelen

• Je kunt de basisprincipes van archiveren in de overheid uitleggen en toepassen binnen werkprocessen.
• Je kunt wettelijke kaders en richtlijnen voor archivering naleven en integreren in dagelijkse werkzaamheden.
• Je kunt verschillende soorten documenten binnen de overheid identificeren en correct archiveren.
• Je kunt digitale archivering toepassen en beheren voor efficiënt documentbeheer.
• Je kunt fysieke archiefbeheerprocessen uitvoeren en organiseren volgens interne procedures.
• Je kunt de toegankelijkheid en vindbaarheid van archiefstukken waarborgen voor medewerkers en belanghebbenden.
• Je kunt beveiliging en vertrouwelijkheid toepassen bij archivering en samenwerken met andere afdelingen.
• Je kunt archiefcontrole uitvoeren, kwaliteitsbeheer toepassen en duurzame archiveringsstrategieën ontwikkelen voor toekomstbestendige documentatie.

Programma

Tijdens de MHBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Doel en nut van archiveren voor overheidsinstanties
• Verschil tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief
• Wettelijke verplichtingen voor archiefbeheer
• Ordeningsstructuren en classificatiesystemen
• Begrippen als authenticiteit, integriteit en duurzaamheid

Inhoud van Les 2

• Archiefwet en Archiefbesluit
• Wet open overheid (Woo) en informatieplicht
• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
• Bewaar- en vernietigingstermijnen
• Toegankelijkheid en openbaarheid van documenten

Inhoud van Les 3

• Fysieke documenten en papieren dossiers
• Digitale documenten en elektronische archieven
• Audio-, video- en beeldmateriaal
• E-mail en andere digitale correspondentie
• Overlegverslagen, rapporten en beleidsstukken

Inhoud van Les 4

• Gebruik van Document Management Systemen (DMS)
• Metadata en zoekfunctionaliteiten
• Bestandsformaten voor langdurige opslag
• Versiebeheer en controle op wijzigingen
• Back-up en herstelprocedures

Inhoud van Les 5

• Inname en registratie van documenten
• Ordenen en etiketteren van dossiers
• Veiligheids- en bewaarcondities
• Toegangsregistratie en uitleensystemen
• Vernietigingsprocedures voor papieren archiefstukken

Inhoud van Les 6

• Opzetten van een logische structuur
• Indexeren en beschrijven van documenten
• Gebruiksvriendelijke zoekmogelijkheden
• Digitaliseren van papieren archieven
• Gebruik van trefwoorden en categorieën

Inhoud van Les 7

• Classificatie van informatie (openbaar, intern, vertrouwelijk)
• Autorisatie- en toegangsbeheer
• Bescherming tegen datalekken
• Versleuteling van digitale bestanden
• Veilig vernietigen van vertrouwelijke documenten

Inhoud van Les 8

• Afstemmen van archiefprocedures
• Centrale vs. decentrale archiefbeheerstructuur
• Documentuitwisseling tussen afdelingen
• Voorkomen van dubbele opslag
• Afspraak over verantwoordelijkheden en taken

Inhoud van Les 9

• Uitvoeren van periodieke audits
• Controleren op naleving van wet- en regelgeving
• Kwaliteitscriteria voor archiefstukken
• Rapportage van verbeterpunten
• Bijhouden van archiefstatistieken

Inhoud van Les 10

• Digitalisering als duurzaamheidsmaatregel
• Behoud van informatie bij technologische veranderingen
• Langetermijnopslag en migratie van bestanden
• Minimaliseren van papiergebruik
• Hergebruik van informatie en kennisdeling

Certificaat

Deze opleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende diploma te behalen. Aan het einde van de opleiding maak je een digitale toets met meerkeuzevragen. Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële diploma van deze opleiding.