HBO Notuleren en verslaglegging (Thuisstudie)

Wil je uitblinken in notuleren en verslaglegging en zorgdragen voor heldere en effectieve communicatie binnen jouw organisatie? Met de HBO opleiding Notuleren en verslaglegging ontwikkel je de essentiële vaardigheden om tijdens vergaderingen en bijeenkomsten de kern te vatten en nauwkeurig vast te leggen. Je leert de basisprincipes van notuleren, waarbij luisteren en het filteren van informatie centraal staan. Door effectieve aantechnentechnieken word je snel en accuraat, zodat geen belangrijk detail verloren gaat. Je krijgt inzicht in verschillende verslagvormen en structuren, zodat je altijd het juiste verslag opstelt voor elke context. Zakelijk en correct taalgebruik staat daarbij garant voor heldere communicatie. Daarnaast leer je hoe je digitale middelen optimaal inzet om het notuleren en verslagleggen efficiënter te maken. Juridische en ethische aspecten komen uitgebreid aan bod, zodat je verslaglegging altijd voldoet aan de vereisten en vertrouwelijkheid bewaakt blijft. Kwaliteitscontrole en eindredactie zorgen ervoor dat je notulen professioneel en foutloos zijn. Tot slot leer je actiegericht te werken met notulen, waardoor afspraken en vervolgacties altijd duidelijk zijn vastgelegd en opgevolgd worden. Met deze opleiding breng je verslaglegging naar een hoger niveau en ondersteun je de organisatie optimaal!

Bij Go2Lean is het mogelijk om opleidingen te combineren tot een totale loopbaanplanning. Je volgt alleen de door jou gekozen opleidingen. Dat sluit perfect aan op jouw loopbaan. Zo kun jij jezelf optimaal ontwikkelen. Je werkt met persoonlijke leerdoelen, praktijkcases en praktijk gerelateerde oefeningen. Tijdens de opleiding heb je vier online contactmomenten met jouw StudieCoach. Hierbij krijg je een korte uitleg over de theorie. Je plant deze contactmomenten samen met je StudieCoach. Samen met jouw StudieCoach behaal jij een optimaal leerrendement!

Voor wie?

Iedere HBO praktijkstudie is ontwikkeld voor een brede doelgroep. Op basis van de aangegeven onderwerpen per studieles kun je beoordelen of deze studie relevant kan zijn voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Voor vragen kun je altijd terecht bij onze advies & voorlichting.

Vooropleiding

Go2Lean heeft voor het kunnen deelnemen aan deze praktijkstudie geen speciale eisen gesteld aan jouw vooropleiding. Indien je twijfelt over het instapniveau, dan kun je contact opnemen met onze afdeling advies & voorlichting.

Voorbereiding

De opleiding bestaat uit meerdere studielessen die je in je eigen tempo doorloopt via de online leeromgeving. De aanbevolen duur om de opleiding te voltooien is drie maanden, maar je hebt maximaal zes maanden de tijd om alles volledig af te ronden. Tijdens je leertraject heb je vier contactmomenten met je StudieCoach, waarin je een korte toelichting op de theorie ontvangt. Deze online gesprekken plan je in overleg met je StudieCoach. Daarnaast kun je op elk moment bij je StudieCoach terecht met vragen over de inhoud van de lessen.

Leerdoelen

• Je beheerst de basisprincipes van notuleren om effectieve en duidelijke verslagen te maken
• Je kiest en past verschillende verslagvormen en structuren toe afhankelijk van de situatie
• Je luistert actief en filtert relevante informatie tijdens vergaderingen
• Je gebruikt aantechningen en technieken om belangrijke punten accuraat vast te leggen
• Je hanteert zakelijk en correct taalgebruik bij het opstellen van notulen
• Je past verslaglegging toe in diverse contexten met aandacht voor doel en doelgroep
• Je maakt effectief gebruik van digitale middelen voor het notuleren en verspreiden van verslagen
• Je houdt rekening met juridische en ethische aspecten bij het vastleggen en delen van informatie

Programma

Tijdens de HBO-opleiding van Go2Lean komen de volgende onderwerpen aan bod:

Inhoud van Les 1

• Definitie en doel van notuleren
• Verschillende typen notulen (uitgebreid, beknopt, actiegericht)
• Inzicht in de rol van de notulist
• Voorbereiding op een vergadering
• Lezen en begrijpen van agenda’s
• Structuur van vergaderingen herkennen
• Focus op hoofd- en bijzaken
• Afspraken en besluiten correct vastleggen
• Gebruik van neutrale en objectieve taal
• Opbouw en structuur van een standaardnotule

Inhoud van Les 2

• Verschil tussen notulen en verslagen
• Chronologisch, thematisch en actiematig verslag
• Gebruik van kopjes en tussenkopjes
• Consistente opbouw van documenten
• Gebruik van nummering en opsommingen
• Indeling volgens verslagdoel (informeren, rapporteren, verantwoorden)
• Taalgebruik aanpassen aan doel en doelgroep
• Samenvatten van lange bijdragen
• Aparte weergave van besluiten en actiepunten
• Tips voor heldere structuur bij complexe vergaderingen

Inhoud van Les 3

• Actief luisteren tijdens vergaderingen
• Signalen herkennen van belangrijke informatie
• Identificeren van herhaling en irrelevantie
• Omgaan met spreektempo en accenten
• Inschatten van intenties en belangen
• Vastleggen van kernboodschappen
• Observeren van non-verbale signalen
• Herkennen van besluiten en actiepunten
• Luisteren zonder te interpreteren
• Gebruik van luisterstrategieën in groepscontext

Inhoud van Les 4

• Effectief gebruik van pen en papier
• Afkortingen en symbolen toepassen
• Structuur aanbrengen in ruwe aantekeningen
• Gebruik van digitaal notuleren
• Tijdsbesparing door sjablonen
• Opnemen van vergadering (alleen met toestemming)
• Aandacht voor volgorde en duidelijkheid
• Afspraken, besluiten en acties apart noteren
• Direct na de vergadering aanvullen
• Overzetten van aantekeningen naar definitief verslag

Inhoud van Les 5

• Objectieve en neutrale schrijfstijl
• Vermijden van vakjargon (of correct toepassen)
• Spelling en grammatica volgens taalniveau B2
• Consequent gebruik van werkwoordstijden
• Korte en heldere zinnen formuleren
• Aansluiten bij doelgroep en organisatiecultuur
• Formuleren van besluiten in duidelijke taal
• Correcte aanspreekvormen en titels
• Gebruik van actieve versus passieve zinnen
• Stijlcontrole en eindredactie toepassen

Inhoud van Les 6

• Interne vergaderingen en teamoverleggen
• Externe besprekingen met klanten of partners
• Projectvergaderingen en werkgroepen
• Beleidsvergaderingen en stuurgroepen
• Strategische overleggen
• Formele versus informele verslaglegging
• Verslaglegging bij crisissituaties
• Online vergaderingen en hybride bijeenkomsten
• Verslaglegging in overheids- of zorgcontext
• Aandachtspunten bij internationale bijeenkomsten

Inhoud van Les 7

• Tekstverwerkers optimaal benutten (Word, Google Docs)
• Sjablonen en standaardformaten hanteren
• Gebruik van spraakherkenning bij notuleren
• Delen en opslaan in digitale werkomgevingen
• Gebruik van vergadertools (bijv. MS Teams, Zoom)
• Integratie van actielijsten in digitale agenda’s
• Real-time notuleren via gedeelde documenten
• Beveiliging en privacy bij digitale verslaglegging
• Revisiebeheer en versies van documenten
• Correct archiveren en terugvinden van notulen

Inhoud van Les 8

• Wettelijke bewaartermijnen van notulen
• Auteursrecht en eigendom van documenten
• Privacy en vertrouwelijkheid waarborgen
• Toestemming voor geluidsopnames
• Omgang met gevoelige informatie
• Correcte weergave van meningen en uitspraken
• Informatiebeveiliging bij verslaglegging
• Informatieverzoek en openbaarmaking
• Rol van notulen bij geschillen of procedures
• Transparantie versus vertrouwelijkheid

Inhoud van Les 9

• Controleren op inhoudelijke volledigheid
• Nakijken op taal en opmaak
• Consistent gebruik van stijlelementen
• Correcte nummering van bijlagen en actiepunten
• Afstemmen met voorzitter of opdrachtgever
• Feedback verwerken in definitieve versie
• Tijdig aanleveren volgens afspraken
• Opmaak en huisstijl toepassen
• Archiveren volgens richtlijnen
• Zelfevaluatie en verbeteren van verslagkwaliteit

Inhoud van Les 10

• Uitwerken van actiepunten in actielijsten
• Vastleggen van verantwoordelijken en deadlines
• Opvolgen van acties bij volgende vergadering
• Rapportage over voortgang
• Monitoren van gemaakte afspraken
• Signaleren van knelpunten en vertraging
• Terugkoppeling naar deelnemers
• Aansluiten bij projectrapportages
• Gebruik van actiesoftware (bijv. Trello, Teams Tasks)
• Bevorderen van resultaatgericht vergaderen

Certificaat

Deze praktijkopleiding geeft jou de mogelijkheid om het bijbehorende certificaat te behalen. Tijdens de praktijkopleiding schrijf je een Verbeterplan Praktijk-Case (VPC). Hieruit moet jouw beheersing van de behandelde onderwerpen goed naar voren komen. Als je dit onderdeel met een positief resultaat afsluit, ontvang je het officiële certificaat van deze praktijkopleiding. Indien je voor twee of meer praktijkopleidingen kiest binnen hetzelfde vakgebied, dan ontvang je bij een positief resultaat een diploma!