Effectief Bevragen

Effectief Bevragen:

De (internal) auditors, compliance- en riskmanagers moeten regelmatig interviews afnemen om meer duidelijkheid te krijgen over een bepaalde bevinding. Daarbij speelt het principe van “hoor en wederhoor” een belangrijke factor om tot een goed oordeel te komen.

Effectief bevragen:

Bij de training Effectief Bevragen ligt het accent op het achterhalen van iemands overweging en motivatie bij het uitvoeren van een handeling in het bedrijfsproces. De deelnemer leert in de training Effectief Bevragen dan om meer door te vragen op deze overweging en motivatie van de betrokkene om zo meer inzicht te krijgen. Voorzichtig zou je dan kunnen bepalen of iemands handelen in de toekomst risico’s gaat opleveren met betrekking tot deze handeling in het bedrijfsproces.

Kortom, het gaat vooral om de menselijke factor. Medewerkers zijn immers in staat slechte processen goed te laten verlopen maar ook goede processen slecht te laten verlopen. Inzicht geeft ons de mogelijkheid om op tijd dit fenomeen te onderkennen en maatregelen te nemen.

Één van de belangrijkste technieken die wij beoefenen is het doorvragen. Het principe hierbij is dat het antwoord van de betrokkene het begin is van uw volgende vraag. De ervaring leert dat dit voor deelnemers lastiger is dan wij in eerste instantie vermoeden. De eigen oordeelsvorming vormt vaak een barrière (confirmation bias).

Omgaan met weerstand:

Betrokkenen ervaren interviews niet zelden als een inbreuk op hun handelen, een moment van controle of het gevoel verantwoording te moeten afleggen. Kortom, er ontstaat weerstand. Dit kan enerzijds gericht zijn tegen het interview op zich of op de auditor/compliance medewerker omdat er geen “rapport” is. Wij laten de verschillende vormen van weerstand zien. Daarnaast geven wij praktisch toepasbare handvatten om met deze weerstand om te gaan. Dit kan variëren van het tonen van empathie tot het stellen van grenzen met behoud van de relatie. De betrokkene bepaalt immers of je als interviewer de volgende stap mag maken in het gesprek.

Leerdoelen:

De deelnemer:

• kan enerzijds in het gesprek vertrouwen scheppen en anderzijds kritisch en analytisch

confronteren bij ongewenst gedrag van de betrokkene;

• kan beeld- en oordeelsvorming scheiden (het oordeel uitstellen);
• laat zich niet afleiden door zijpaden die de persoon in kwestie zal/kan opgaan;
• kan de feitelijke informatie naar boven halen;
• krijgt nog meer achtergrondinformatie over de gesprekstechnieken en -tactieken en weet deze ook praktisch toe te passen;
• krijgt feedback op het eigen handelen door eigen voorbeelden uit de recente praktijk.

Resultaat:

Aan het einde van deze training is de deelnemer in staat om:

• het PEACE gespreksmodel toe te passen;
• een functioneel gespreksplan te maken;
• een eenvoudige persoonsanalyse te maken van de betrokkene t.b.v. de te bepalen gesprekstactiek;
• weerstand weg te nemen bij de betrokkene;
• de vooraf bepaalde doelstelling van het gesprek te behalen;
• te confronteren bij onaangepast gedrag of tegenwerking.